Die Budgetrunde läuft. Es ist fast immer dieselbe Szene: Die Vorgabe aus dem Controlling liegt auf dem Tisch, die Absatzplanung daneben, dazwischen eine Lücke. Dann fragt jemand:
Und wie verteilen wir das jetzt?
Meist geht das Team dann Artikel für Artikel durch oder verteilt pauschal nach dem Schlüssel aus dem Vorjahr. So bekommt auch der Artikel mehr Menge, den nur ein einziger Kunde abnimmt.
Das Budget stimmt dann. Ausbaden muss es die Supply Chain.
Was wir in unseren Projekten dabei gelernt haben, teilen wir hier.
Sieben Tipps aus unserer Projektpraxis
1. Bewertung vor Menge
Bevor wir einen Artikel anfassen, prüfen wir die Preise: Hat die Planung genauso bewertet wie das Controlling? Listen- oder Nettopreise, alte oder neue Preise, Rabatte, Währungen?
Oft ist ein Teil der Lücke nur ein Bewertungseffekt. Den schließt eine Abstimmung, keine zusätzliche Menge.
2. Eine Landkarte für alle
Das Controlling denkt in Business Units, die Planung in Artikeln und Kunden. Neue Artikel ohne Produktlinie oder Kunden in der falschen Sparte erzeugen Lücken, die es gar nicht gibt.
Deshalb braucht es vor der eigentlichen Verteilung eine gemeinsame Zuordnung: Welche Artikel, Kunden und Planungsebenen gehören zu welcher Business Unit oder Produktsparte?
3. Nur echte Hebel nutzen
Artikel ohne zusätzliches Kundenpotenzial, feste Kontrakte und Auslaufprodukte lassen sich nicht beliebig steigern. Teilen Sie das Sortiment in fest, steuerbar und Potenzial, und verteilen Sie nur auf die letzten beiden.
Das ist der Unterschied zur Gießkanne.
4. Regeln früh aufschreiben
Die wichtigsten Regeln stecken in den Köpfen erfahrener Planer:
“Lieferant B kommt nicht hinterher.”
“Linie 3 ist ab Mai voll.”
Wir sammeln solche Regeln im Workshop, bevor der Zeitdruck kommt. Dann lässt sich jede zusätzliche Menge sofort gegen Kapazität und Lieferanten prüfen.
5. Kein Plus ohne Grund
“Plus sechs Prozent bei Kunde Nord, weil Aufträge in Sicht sind.”
So ein Satz erklärt die Zahl im Gespräch mit dem Controlling, und lässt sich im Lauf des Jahres überprüfen.
Jeder zusätzliche Zielbeitrag sollte deshalb mit einer konkreten Annahme oder Maßnahme verbunden sein. Eine Zahl ohne Begründung lässt sich weder sinnvoll entscheiden noch später bewerten.
6. Lieber ehrlich als schön
Lässt sich die Lücke nicht vollständig realistisch schließen, weisen Sie die verbleibende Lücke offen aus, zusammen mit möglichen Maßnahmen und Risiken.
Unsere Erfahrung: Das kommt bei Controlling und Geschäftsführung besser an als eine Überraschung im dritten Quartal.
7. Nach der Abgabe steuern
Das Budget ist eine Momentaufnahme. Wer erst im Herbst merkt, dass eine Sparte hinterherhinkt, kann nur noch erklären.
Deshalb sollten Ist, aktueller Forecast und beschlossene Maßnahmen auch nach der Budgetrunde regelmäßig gegen das Jahresziel gespiegelt werden. Nur dann bleibt genug Zeit, um bewusst gegenzusteuern.
Und wo hilft KI?
All das geht auch ohne KI. Aber es kostet Zeit, die in der Budgetrunde niemand hat. Unsere KI-Agenten gleichen Budgetziel und Absatzplanung ab, prüfen Daten und Vorschläge anhand Ihrer Regeln, begründen ihre Empfehlungen und behalten das Jahr im Blick.
Drei Lehren aus unseren Projekten:
- Der erste Durchlauf ist nie perfekt. Aus jeder Korrektur können neue Regeln entstehen.
- Vertrauen entsteht über Begründungen. Eine Zahl ohne Grund wird ignoriert.
- Klein anfangen: eine Sparte, ein echter Planungszyklus.
Wie Gap-, Allokations- und Monitoring-Agent dabei zusammenspielen, zeigt unser Use Case zum Financial Breakdown mit KI-Agenten. Mehr über den übergeordneten Ansatz erfahren Sie auf unserer Seite zu KI-Agenten für Demand Review und S&OP.
Mensch und KI – nicht Mensch oder KI
Unsere Agenten entscheiden nichts. Sie rechnen und schlagen vor, entscheiden tut Ihr Team.
Deshalb gibt es bei uns keine Standardsoftware: Wir entwickeln die Agenten gemeinsam mit Ihnen für Ihre Prozesse und binden sie in Ihre bestehende Systemlandschaft ein.
Ihre Budgetrunde läuft gerade?
In einem unverbindlichen Erstgespräch betrachten wir gemeinsam Ihre Ausgangslage: Wie gleichen Sie Budget und Absatzplanung heute ab, und wo entsteht dabei die größte Reibung? Wir identifizieren Verbesserungsmöglichkeiten und klären, welcher nächste Schritt sinnvoll ist und ob wir Sie dabei unterstützen können.
Dr. Kristina Krebs · Member of the Board
Ihre Ansprechpartnerin für ein unverbindliches Erstgespräch zu Ihrem Planungsfall.